Hiện này, 5S được nhiều tổ chức chú trọng và áp dụng như một phương pháp giúp công việc có thể được thực hiện một cách hiệu quả, nhanh chóng và an toàn. Vậy 5S là gì?Doanh nghiệp nào có thể áp dụng phương pháp này? Câu trả lời có ngay trong bài viết dưới đây!
1. 5S là gì?
5S là một hệ thống quản lý và cải tiến quy trình sản xuất, được phát triển từ Nhật Bản. Nhằm cải thiện hiệu quả công việc và quy trình sản xuất bằng cách tổ chức và quản lý hiệu quả môi trường làm việc. Nó giúp tăng cường năng suất, giảm thiểu lãng phí, cải thiện chất lượng, và đảm bảo an toàn lao động.
Tên gọi “5S” xuất phát từ năm từ tiếng Nhật, mỗi từ bắt đầu bằng chữ “S”:
Seiri (整理) – Sắp xếp: Loại bỏ các vật dụng không cần thiết và chỉ giữ lại những gì cần thiết. Mục tiêu là làm cho nơi làm việc sạch sẽ và tổ chức hợp lý.
Seiton (整頓) – Sắp đặt: Đặt mọi thứ vào vị trí hợp lý để dễ dàng sử dụng và tìm kiếm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả làm việc.
Seiso (清掃) – Sạch sẽ: Duy trì sự sạch sẽ và ngăn nắp trong khu vực làm việc bằng cách thường xuyên dọn dẹp và vệ sinh.
Seiketsu (清潔) – Săn sóc: Tiêu chuẩn hóa quy trình sắp xếp, sắp đặt, và vệ sinh để duy trì hiệu quả làm việc lâu dài và liên tục.
Shitsuke (躾) – Sẵn sàng: Đào tạo và khuyến khích nhân viên tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn đã thiết lập. Tạo thói quen làm việc tốt và duy trì sự kỷ luật trong công việc.
2. Lịch sử hình thành phương pháp 5S
Phương pháp 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và được phát triển vào những năm 1950, chủ yếu nhờ vào các nhà lãnh đạo như Taiichi Ohno và Shigeo Shingo tại Toyota. Được xây dựng dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng nhằm khôi phục nền kinh tế và cải thiện hiệu quả sản xuất sau Thế chiến II, 5S đã được áp dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp Nhật Bản và trở thành một phần quan trọng của hệ thống sản xuất Toyota.
Vào những năm 1980, phương pháp này bắt đầu được công nhận toàn cầu và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất đến dịch vụ và y tế, nhờ vào hiệu quả rõ ràng trong việc tổ chức và quản lý quy trình.
Năm 1998, Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (ISO) đã phát hành tiêu chuẩn ISO 14001 về quản lý môi trường, trong đó có đề cập đến việc áp dụng phương pháp 5S. Từ đó, 5S đã trở thành một phương pháp quản lý phổ biến trong các công ty trên toàn cầu, đặc biệt trong các công ty quản lý chất lượng và môi trường.
Ngày nay, 5S đã trở thành một phương pháp quản lý phổ biến trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, dịch vụ, giáo dục, chăm sóc sức khỏe,….
Xem thêm: Chứng nhận Organic: Lợi ích và quy trình
3. Đối tượng nào nên áp dụng quy trình 5S
Quy trình 5S trong quản lý chất lượng có thể được áp dụng rộng rãi trong nhiều loại hình doanh nghiệp và ngành nghề khác nhau, bao gồm sản xuất, dịch vụ, giáo dục, chính phủ, và y tế. Mọi doanh nghiệp đều có thể triển khai 5S để nâng cao môi trường làm việc và tăng cường năng suất. Tuy nhiên, các doanh nghiệp với môi trường làm việc phức tạp, bao gồm nhiều thiết bị, công cụ, hoặc sản phẩm phải tuân thủ các quy định về an toàn, chất lượng và môi trường, cần đặc biệt chú trọng trong việc áp dụng phương pháp 5S.
Để quy trình 5S đạt hiệu quả, các đối tượng cần tham gia bao gồm:
- Lãnh đạo doanh nghiệp: Lãnh đạo cần hiểu và chấp thuận phương pháp 5S, thiết lập mục tiêu, xây dựng kế hoạch triển khai, và phát triển chính sách cùng các phương thức đánh giá hiệu quả.
- Nhân viên: Nhân viên là những người thực hiện quy trình 5S và cần được đào tạo để hiểu rõ các bước của phương pháp này, cũng như lợi ích và cách thực hiện từng bước.
- Các bộ phận liên quan: Các bộ phận như sản xuất, kỹ thuật, vận hành, và bảo trì cần phối hợp chặt chẽ để triển khai 5S một cách đồng bộ và hiệu quả.
Xem thêm: FSC COC là gì? Tiêu chuẩn FSC COC về chuỗi hành trình sản phẩm rừng
4. Nội dung chính của phương pháp 5S
4.1. Seiri – Sàng lọc
Bước đầu tiên của phương pháp 5S là sàng lọc. Mục đích của bước này là giữ lại những vật dụng cần thiết và loại bỏ những thứ không còn sử dụng được trong môi trường làm việc. Để thực hiện bước này, cần tiến hành quan sát và xác định các vật dụng không cần thiết trong khu vực làm việc. Những vật dụng này có thể được xử lý bằng cách lưu kho, chuyển đến khu vực khác, tái chế hoặc vứt bỏ.
Để hỗ trợ cho quá trình sàng lọc và giảm thời gian cần thiết, hãy trả lời cho câu hỏi như:
- Vật dụng này được sử dụng để làm gì?
- Bao lâu sử dụng 1 lần? Có thường xuyên không?
- Ai là người sử dụng hoặc cần đến vật dụng này?
- Vật dụng này có cần thiết đặt ở đây không?
Nếu chưa thể quyết định liệu nên giữ lại hay loại bỏ vật dụng, hãy thực hiện phương pháp “red tagging” (dán thẻ đỏ) cho chúng. Đặt một thẻ đỏ lên vật dụng với thông tin về vị trí, chức năng, ngày dán thẻ và người sử dụng. Sau khoảng 1-2 tháng, quay lại kiểm tra các vật dụng đã dán thẻ. Nếu các vật dụng vẫn không cần thiết, hãy loại bỏ chúng khỏi khu vực làm việc.
4.2. Seiton – Sắp xếp
Sau khi đã hoàn thành bước sàng lọc và loại bỏ những vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là sắp xếp những vật dụng còn lại một cách hợp lý để nâng cao hiệu quả và tiện lợi trong công việc. Việc sắp xếp theo phương pháp 5S nên dựa trên một kế hoạch cụ thể, đảm bảo rằng các vật dụng dễ dàng sử dụng và bảo trì, với sự cân nhắc dựa trên không gian làm việc, tần suất sử dụng hoặc thứ tự ưu tiên.
Nguyên tắc cơ bản là đặt những vật dụng thường xuyên sử dụng gần với người sử dụng, vật nặng ở phía dưới và vật nhẹ ở phía trên. Tuy nhiên, cần điều chỉnh phương án sắp xếp sao cho phù hợp với không gian và công việc cụ thể của bạn.
Sau khi đã xác định cách sắp xếp, hãy lập danh sách các vật dụng và vẽ sơ đồ vị trí của chúng, kèm theo ghi chú cụ thể để dễ dàng tìm kiếm khi cần hoặc khi có nhân viên mới.
Sử dụng các công cụ hỗ trợ như giỏ, kệ, và tủ sẽ giúp lưu trữ và sắp xếp vật dụng một cách hiệu quả. Sau khi hoàn tất sắp xếp, đánh giá lại kết quả và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đạt được hiệu quả tối ưu.
4.3. Seiso – Sạch sẽ
Bước thứ ba trong quy trình 5S là Seiso, tập trung vào việc duy trì khu vực làm việc luôn sạch sẽ và gọn gàng thông qua việc dọn dẹp và lau chùi định kỳ. Công việc này cần được thực hiện hàng ngày để đảm bảo môi trường làm việc không bị bẩn thỉu và không gây cản trở cho nhân viên.
Bên cạnh việc vệ sinh, Seiso còn bao gồm việc kiểm tra và bảo trì các thiết bị, máy móc nhằm phát hiện và sửa chữa kịp thời các hư hỏng. Một yếu tố quan trọng trong Seiso là sự tự giác và trách nhiệm của từng cá nhân trong việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ.
4.4. Seiketsu – Săn sóc
Theo thời gian, việc duy trì và thực hiện ba bước đầu tiên của phương pháp 5S có thể gặp nhiều thách thức nếu không được quản lý chặt chẽ. Và những lỗ hổng trong quy trình có thể khiến doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí có thể quay lại trạng thái ban đầu.
Để đảm bảo hiệu quả và tính đồng bộ trong việc duy trì các bước này, cần thiết phải thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể. Những tiêu chuẩn này giúp nhân viên thực hiện các quy trình một cách chính xác và đồng nhất.
4.5. Shitsuke – Sẵn sàng
Shitsuke là bước cuối cùng trong quy trình 5S. Với mục tiêu xây dựng thói quen và ý thức tự giác ở nhân viên trong việc duy trì các quy trình 5S một cách đầy đủ và hiệu quả. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức luôn chủ động chăm sóc môi trường làm việc của mình mà không cần sự nhắc nhở từ cấp trên hoặc người giám sát.
Khi áp dụng quy trình 5S lâu dài trong doanh nghiệp, Shitsuke góp phần tạo ra một văn hóa và nề nếp cho tổ chức, giúp nhân viên nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và an toàn. Nhân viên có thể được đào tạo để hiểu và thực hiện các quy trình 5S, bao gồm cả việc duy trì và cải tiến liên tục.
5. Lợi ích khi áp dụng 5S
Phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích quan trọng khi được áp dụng trong doanh nghiệp, bao gồm:
- Tăng cường hiệu quả làm việc: Bằng cách tổ chức không gian làm việc gọn gàng và dễ truy cập, 5S giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm vật dụng và tài liệu, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.
- Giảm lãng phí: Việc loại bỏ các vật dụng không cần thiết và sắp xếp hợp lý giúp giảm bớt lãng phí về không gian lưu trữ và chi phí liên quan đến bảo trì và quản lý.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm: Một môi trường làm việc sạch sẽ và tổ chức tốt giúp giảm thiểu lỗi trong quy trình sản xuất, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Tăng cường an toàn: Việc giữ gìn không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng giúp giảm nguy cơ tai nạn lao động và tạo điều kiện làm việc an toàn hơn.
- Khuyến khích kỷ luật và tinh thần trách nhiệm: Phương pháp 5S thúc đẩy sự tự giác và kỷ luật trong việc duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ và hiệu quả, nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên.
- Tạo điều kiện cho sự cải tiến liên tục: 5S thiết lập một nền tảng vững chắc cho việc thực hiện các cải tiến quy trình và tổ chức, giúp doanh nghiệp duy trì và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Tăng cường sự hài lòng của nhân viên: Một môi trường làm việc gọn gàng và hiệu quả có thể làm giảm căng thẳng và nâng cao sự hài lòng của nhân viên, từ đó cải thiện tinh thần làm việc và động lực.
- Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp: Doanh nghiệp có một môi trường làm việc sạch sẽ và tổ chức tốt sẽ tạo ấn tượng tích cực với khách hàng, đối tác và các bên liên quan.
Thông tin liên hệ tư vấn NatureCert
NatureCert là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn về tiêu chuẩn IFS. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết về các dịch vụ này, quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua các thông tin sau:
Address: 3B49 Sky 9, 61-63 đường số 1, phường Phú Hữu, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
Phone: 0932023406
Email: info@naturecert.org
Website: www.naturecert.com
Fanpage chính: Trung tâm NatureCert
Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và kinh nghiệm, NatureCert cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng những giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ.
