BSC và KPI là hai công cụ đắc lực trong việc định hình chiến lược, theo dõi tiến độ, và đánh giá hiệu quả hoạt động. Vậy BSC và KPI khác nhau như thế nào? Quy trình thiết lập và thực hiện ra sao? Cùng NatureCert tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Khái quát về BSC và KPI
BSC là gì?
BSC (Balanced Scorecard) là một hệ thống quản lý và đo lường hiệu suất chiến lược, được phát triển bởi Robert Kaplan và David Norton vào những năm 1990, nhằm giúp các tổ chức không chỉ dựa vào các chỉ số tài chính mà còn xem xét các yếu tố phi tài chính để đánh giá toàn diện hiệu quả hoạt động.
Hệ thống này được cấu trúc dựa trên bốn khía cạnh chính: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập & phát triển. Mỗi khía cạnh này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự cân bằng giữa các mục tiêu chiến lược và hỗ trợ tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu dài hạn.
BSC không chỉ là công cụ đo lường hiệu suất mà còn là hệ thống quản trị chiến lược, giúp liên kết các mục tiêu chiến lược với các hoạt động hàng ngày, đảm bảo rằng mọi quyết định và hành động đều hướng đến mục tiêu chung.
Xem thêm: BCS – Tổng quan về mô hình chiến lược Balanced Scorecard
KPI là gì?
KPI là chỉ số hiệu suất chính, có thể áp dụng trong hầu hết các lĩnh vực khác nhau. Bao gồm tài chính, bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng, quản lý dự án, chất lượng, hiệu suất lao động và nhiều lĩnh vực khác.
Những chỉ số này thường được định lượng bằng các con số cụ thể, giúp đánh giá và so sánh hiệu quả làm việc của các cá nhân, bộ phận, phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp.
Cụ thể, KPI ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của doanh nghiệp và có thể được phân loại thành những nhóm chính như sau:
Tài chính: Đây là nhóm chỉ số đo lường hiệu quả tài chính của doanh nghiệp, bao gồm doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận, biên lợi nhuận, lưu chuyển tiền mặt và cấu trúc tài chính. Ví dụ, một KPI có thể là đạt được lợi nhuận ròng 20% so với doanh thu.
Khách hàng: Nhóm chỉ số này tập trung vào việc đo lường mức độ hài lòng và trải nghiệm của khách hàng, với các chỉ số như tỷ lệ giữ chân khách hàng, số lượng khách hàng mới và số lượng khách hàng trung thành. Ví dụ: tăng số lượng khách hàng mới lên 15% trong một năm.
Sản xuất và hoạt động: KPI trong lĩnh vực này đo lường hiệu suất và hiệu quả của quy trình sản xuất cũng như hoạt động kinh doanh, bao gồm sản lượng, chất lượng, chi phí sản xuất và năng suất lao động. Ví dụ: nâng cao năng suất lao động lên 15% thông qua cải tiến quy trình đào tạo.
Nhân sự: Nhóm này giúp nhà quản lý đánh giá và theo dõi tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ sử dụng lao động, hiệu suất cá nhân và tỷ lệ đào tạo. Ví dụ: giảm tỷ lệ nhân sự nghỉ việc xuống dưới 10% trong năm 2023.
Tiếp thị và bán hàng: Bao gồm các chỉ số về doanh số, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí tiếp thị, số lượng khách hàng mới và số lượng cơ hội bán hàng. Ví dụ: tăng doanh số bán hàng lên 10% so với cùng kỳ năm trước.
Nghiên cứu và phát triển sản phẩm: KPI hỗ trợ nhà quản lý đo lường số lượng sản phẩm mới, chi phí nghiên cứu, phát triển sản phẩm và thời gian hoàn thành. Ví dụ: phát triển và ra mắt ít nhất 3 sản phẩm mới trong năm.
Xem thêm: KPI là gì? Khái niệm, tầm quan trọng và quy trình xây dựng
So sánh điểm giống và khác nhau giữa BSC và KPI
|
Tiêu chí |
BSC |
KPI |
| Định nghĩa | Là một công cụ quản lý chiến lược giúp tổ chức đánh giá hiệu suất từ nhiều góc độ khác nhau, kết nối các chỉ số tài chính và phi tài chính. | Là các chỉ số cụ thể dùng để đo lường hiệu suất trong các lĩnh vực nhất định, giúp theo dõi thành công của các mục tiêu cụ thể. |
| Mục đích | Đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức và điều chỉnh chiến lược tổng thể dựa trên kết quả đo lường từ các khía cạnh khác nhau. | Theo dõi và đánh giá mức độ đạt được mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định, giúp tổ chức hoặc cá nhân cải thiện hiệu suất. |
| Phạm vi | Rộng hơn, bao gồm các khía cạnh tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi & phát triển. | Hẹp hơn, tập trung vào các chỉ số riêng lẻ cho một lĩnh vực hoặc mục tiêu cụ thể. |
| Cấu trúc | Có cấu trúc rõ ràng bao gồm bốn khía cạnh chính (tài chính, khách hàng, quy trình, học hỏi) cùng với các mục tiêu và chỉ số cụ thể. | Thường chỉ bao gồm chỉ số và giá trị mục tiêu, không có cấu trúc phức tạp. Ví dụ: doanh thu hàng tháng, tỷ lệ khách hàng hài lòng. |
| Thời gian áp dụng | Thường được thiết lập cho các kế hoạch dài hạn (1-5 năm) để theo dõi sự tiến bộ của chiến lược tổng thể. | Có thể áp dụng cho cả kế hoạch ngắn hạn (tuần, tháng) và dài hạn (năm), giúp linh hoạt hơn trong việc theo dõi hiệu suất. |
| Tính chiến lược | Tập trung vào việc thực hiện chiến lược tổng thể của tổ chức, cung cấp một cái nhìn tổng thể về sự tiến bộ và điều chỉnh chiến lược cần thiết. | Có thể dùng cho các mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn, nhưng thường chỉ tập trung vào các chỉ số vận hành hàng ngày. |
| Tham gia | Yêu cầu sự tham gia của nhiều cấp độ trong tổ chức, từ lãnh đạo đến nhân viên, để đảm bảo tính hiệu quả của kế hoạch. | Có thể được áp dụng cho từng cá nhân hoặc bộ phận, không nhất thiết phải có sự tham gia rộng rãi. |
| Điều chỉnh và phản hồi | Cung cấp thông tin để điều chỉnh chiến lược tổng thể, đồng thời cải thiện các kế hoạch hành động dựa trên kết quả thực tế. | Dùng để theo dõi hiệu suất và đưa ra phản hồi kịp thời cho các hành động cụ thể, giúp tổ chức điều chỉnh ngay lập tức. |
| Tính khả thi | Cần một hệ thống theo dõi phức tạp để liên kết các chỉ số với mục tiêu chiến lược, thường yêu cầu sự đầu tư về công nghệ và thời gian. | Dễ dàng theo dõi và báo cáo, thường sử dụng bảng điều khiển hoặc phần mềm quản lý hiệu suất để cập nhật nhanh chóng. |
| Ví dụ cụ thể | – Tài chính: Lợi nhuận ròng, tỷ suất lợi nhuận.
– Khách hàng: Tỷ lệ giữ chân khách hàng, sự hài lòng của khách hàng. – Quy trình nội bộ: Thời gian sản xuất, chi phí sản xuất. – Học hỏi và phát triển: Tỷ lệ đào tạo nhân viên, số lượng sản phẩm mới. |
– Doanh thu hàng tháng: Tăng doanh thu hàng tháng lên 10%.
– Tỷ lệ khách hàng hài lòng: Giảm tỷ lệ khiếu nại xuống dưới 5%. – Tỷ lệ lỗi sản phẩm: Giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm xuống dưới 2%. – Thời gian giao hàng: Giảm thời gian giao hàng trung bình xuống 24 giờ. |
Khi nào cần áp dụng BSC và KPI?
Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng BSC?
Doanh nghiệp cần áp dụng Balanced Scorecard (BSC) trong các trường hợp cụ thể để nâng cao hiệu quả quản lý và chiến lược của mình. Dưới đây là một số tình huống mà việc triển khai BSC trở nên cần thiết:
Doanh nghiệp có chiến lược rõ ràng nhưng thiếu công cụ đo lường: Nếu doanh nghiệp đã phát triển một chiến lược rõ ràng nhưng không có hệ thống để theo dõi và đánh giá sự tiến bộ, BSC có thể giúp liên kết các mục tiêu chiến lược với các chỉ số cụ thể, từ đó tạo ra một cái nhìn toàn diện về hiệu suất.
Cần cải thiện hiệu suất tổng thể: Doanh nghiệp có thể áp dụng BSC để xác định và cải thiện các lĩnh vực hoạt động yếu kém. Bằng cách sử dụng các chỉ số từ nhiều khía cạnh khác nhau như tài chính, khách hàng, quy trình và học hỏi, BSC giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất tổng thể.
Thay đổi môi trường kinh doanh: Nếu doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự thay đổi lớn từ thị trường, cạnh tranh hoặc công nghệ, BSC giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược và theo dõi hiệu suất một cách linh hoạt và hiệu quả.
Tăng cường sự liên kết giữa các phòng ban: Doanh nghiệp cần BSC để tạo ra sự liên kết giữa các mục tiêu và hoạt động của các phòng ban khác nhau, từ đó tăng cường sự hợp tác và đồng bộ trong toàn tổ chức.
Mở rộng hoặc phát triển sản phẩm mới: Trong giai đoạn mở rộng hoặc ra mắt sản phẩm mới, BSC giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất và đánh giá sự thành công của các chiến lược mới thông qua các chỉ số đo lường rõ ràng.
Cần cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Nếu doanh nghiệp muốn cải thiện trải nghiệm khách hàng, BSC có thể giúp theo dõi các chỉ số liên quan đến sự hài lòng và giữ chân khách hàng, từ đó đưa ra các hành động cụ thể để cải thiện.
Định hướng cho việc đào tạo và phát triển nhân viên: BSC cung cấp thông tin về nhu cầu phát triển và đào tạo nhân viên, giúp doanh nghiệp tập trung vào việc nâng cao kỹ năng và năng lực cho lực lượng lao động của mình.
Theo dõi sự tiến bộ theo thời gian: BSC cho phép doanh nghiệp theo dõi hiệu suất theo thời gian, từ đó đánh giá được hiệu quả của các chiến lược đã triển khai và điều chỉnh kịp thời.
Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng KPI?
Doanh nghiệp cần áp dụng Key Performance Indicators (KPI) trong nhiều tình huống cụ thể để cải thiện hiệu suất và đạt được các mục tiêu chiến lược. Dưới đây là một số trường hợp mà việc triển khai KPI trở nên cần thiết:
Khi có mục tiêu rõ ràng: Doanh nghiệp cần KPI để theo dõi tiến trình đạt được các mục tiêu cụ thể. KPI giúp xác định những gì cần phải làm và đo lường kết quả, đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều được hướng tới mục tiêu đã đặt ra.
Cần theo dõi hiệu suất định kỳ: Doanh nghiệp nên áp dụng KPI để theo dõi hiệu suất hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Các chỉ số này cho phép đánh giá thường xuyên và kịp thời về sự tiến bộ và hiệu quả trong các hoạt động hàng ngày.
Mong muốn cải thiện quy trình hoạt động: KPI giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Bằng cách đo lường hiệu suất của các quy trình, doanh nghiệp có thể phát hiện ra các vấn đề và thực hiện các biện pháp cần thiết để tối ưu hóa hoạt động.
Thay đổi chiến lược hoặc mô hình kinh doanh: Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược hoặc mô hình kinh doanh, KPI sẽ giúp theo dõi sự chuyển đổi này. Việc thiết lập các chỉ số phù hợp sẽ cho phép doanh nghiệp đánh giá xem những thay đổi đã mang lại kết quả như thế nào.
Cần phân tích hiệu suất nhân viên: KPI có thể được sử dụng để đánh giá hiệu suất của từng nhân viên hoặc nhóm làm việc. Các chỉ số này giúp xác định mức độ đóng góp của từng cá nhân vào mục tiêu chung của tổ chức, từ đó đưa ra các quyết định về khen thưởng, đào tạo hoặc phát triển.
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Doanh nghiệp cần áp dụng KPI để theo dõi và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Các chỉ số như tỷ lệ giữ chân khách hàng, tỷ lệ khiếu nại và điểm hài lòng của khách hàng giúp doanh nghiệp đưa ra những biện pháp kịp thời nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Cần theo dõi chi phí và lợi nhuận: KPI rất quan trọng trong việc theo dõi chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Các chỉ số như tỷ suất lợi nhuận, chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm, và doanh thu hàng tháng giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình tài chính một cách hiệu quả.
Khi có nhu cầu tối ưu hóa quy trình tiếp thị và bán hàng: Doanh nghiệp có thể sử dụng KPI để đánh giá hiệu quả của các hoạt động tiếp thị và bán hàng. Các chỉ số như tỷ lệ chuyển đổi, doanh số bán hàng hàng tháng và chi phí cho mỗi khách hàng giúp cải thiện chiến lược tiếp thị và bán hàng.
Hướng dẫn triển khai KPI theo định dạng BSC
Bước 1: Phổ biến kiến thức về KPI và BSC cho toàn bộ nhân viên
Trước tiên, việc đào tạo nhân viên về các khái niệm KPI và BSC là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi hội thảo hoặc khóa đào tạo để giúp nhân viên hiểu rõ về vai trò, lợi ích và cách thức hoạt động của KPI trong quản lý hiệu suất và BSC trong việc liên kết các mục tiêu chiến lược.
Điều này không chỉ tạo ra một nền tảng kiến thức vững chắc mà còn giúp tất cả nhân viên có chung một hướng đi trong quá trình thực hiện.
Bước 2: Xác định, thống nhất mục tiêu, các khía cạnh chiến lược
Sau khi nhân viên đã nắm vững kiến thức cơ bản, bước tiếp theo là xác định và thống nhất các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Các khía cạnh chiến lược này thường bao gồm tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, và học tập và phát triển.
Doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến từ các bộ phận khác nhau để đảm bảo rằng mục tiêu được xây dựng phản ánh đúng thực trạng và kỳ vọng của toàn bộ tổ chức.
Bước 3: Thiết lập mục tiêu và tiêu chuẩn KPI cho từng khía cạnh
Khi mục tiêu chiến lược đã được xác định, doanh nghiệp cần thiết lập các mục tiêu cụ thể và tiêu chuẩn KPI cho từng khía cạnh. Mỗi KPI nên được xác định rõ ràng, có thể đo lường và phù hợp với mục tiêu chiến lược đã đề ra. Ví dụ, nếu mục tiêu tài chính là tăng doanh thu, KPI có thể là tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng tháng.
Bước 4: Triển khai và thực nghiệm KPIs trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần triển khai các KPI đã thiết lập vào thực tiễn công việc. Trong giai đoạn này, việc thực nghiệm là rất quan trọng để xác định tính khả thi và hiệu quả của các chỉ số. Doanh nghiệp có thể thử nghiệm trên một quy mô nhỏ trước khi mở rộng ra toàn bộ tổ chức, từ đó đánh giá phản ứng của nhân viên và điều chỉnh nếu cần.
Bước 5: Đánh giá, phân tích KPI và đưa ra các biện pháp cải tiến
Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần định kỳ đánh giá và phân tích kết quả thu được từ các KPI. Quá trình này bao gồm việc so sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn đã thiết lập, từ đó xác định các vấn đề tiềm ẩn và nguyên nhân gây ra sự không phù hợp. Các biện pháp cải tiến nên được đề xuất và thực hiện nhằm tối ưu hóa quy trình hoạt động và đạt được mục tiêu đề ra.
Bước 6: Áp dụng và phát huy trong môi trường doanh nghiệp
Cuối cùng, sau khi đã thực hiện các biện pháp cải tiến, doanh nghiệp cần duy trì và phát huy việc sử dụng KPI trong hoạt động hàng ngày. Việc thường xuyên cập nhật và điều chỉnh các KPI theo sự thay đổi của môi trường kinh doanh là rất quan trọng để đảm bảo rằng các chỉ số luôn phản ánh chính xác hiệu suất và mục tiêu của tổ chức.
Nguyên do doanh nghiệp Việt ứng dụng BSC và KPIs chưa hiệu quả
Việc áp dụng hiệu quả công cụ BSC và KPIs trong quản trị doanh nghiệp Việt vẫn còn rất “non nớt”. Một số doanh nghiệp đã gặp thất bại và nguyên nhân chính là vì một số nguyên do sau:
Thiếu chiến lược kinh doanh
BSC và KPI không chỉ đóng vai trò như một công cụ quản lý hiệu suất mà còn là công cụ quản trị chiến lược, giúp quản lý mục tiêu từ cấp cao nhất đến các cấp thấp hơn trong tổ chức một cách liền mạch.
Để áp dụng BSC và KPIs thành công, doanh nghiệp cần phải có một chiến lược kinh doanh dài hạn rõ ràng. Tuy nhiên, đây lại là điểm yếu phổ biến ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
Nhiều giám đốc khi được hỏi về chiến lược dài hạn hoặc mục tiêu kinh doanh của công ty thường đưa ra câu trả lời chung chung, thiếu tính cụ thể. Điều này dẫn đến các kế hoạch kinh doanh trung hạn chỉ mang tính hình thức, thiếu sự nghiên cứu cẩn trọng và ít mang lại giá trị thực tế.
Nếu không có mục tiêu rõ ràng, mọi hướng đi đều không dẫn đến đích. Vì vậy, dù BSC và KPIs có hiện đại hay tiên tiến đến đâu, nếu những người sử dụng chúng không có công cụ đánh giá hiệu quả cụ thể, thì kết quả thu được cũng sẽ không như mong đợi.
Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và các chỉ tiêu KPIs
Hiện nay, tại nhiều doanh nghiệp, KPIs thường được hiểu và sử dụng như là các kế hoạch kinh doanh riêng cho từng bộ phận hoặc cá nhân trong các giai đoạn cụ thể.
Cách hiểu này dẫn đến một sai lầm nghiêm trọng và có tính hệ thống trong toàn tổ chức, khi mỗi cá nhân chỉ tập trung vào việc hoàn thành các chỉ tiêu của mình hoặc của bộ phận, mà lại lơ là những mục tiêu quan trọng của cả doanh nghiệp.
Kết quả là tình trạng hỗn loạn vẫn tiếp diễn khi mọi người đều cố gắng “xử lý” các chỉ tiêu riêng lẻ, trong khi các vấn đề cốt lõi không được làm rõ, và khi đó, mọi sai sót thường bị đổ lỗi cho hệ thống mới vừa được triển khai.
Ứng dụng BSC và KPIs nửa vời
BSC và KPIs là công cụ cực kỳ hiệu quả trong việc liên kết các mục tiêu trong một tổ chức. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam, qua hệ thống KPI, các mục tiêu chỉ được truyền tải đến cấp quản lý trung gian, trong khi đội ngũ nhân viên cấp dưới lại làm việc theo các chỉ tiêu chung chung, không phù hợp với từng vai trò cụ thể.
Thiếu quyết tâm khi ứng dụng BSC và KPIs
Mọi hệ thống đều cần có thời gian để thử nghiệm và điều chỉnh, đặc biệt khi doanh nghiệp muốn thay đổi phương thức hoạt động của tổ chức mà con người là yếu tố then chốt. Việc xây dựng bộ chỉ số KPI cho từng vị trí đã là một thách thức, nhưng triển khai để đạt được hiệu quả lại đòi hỏi cả một quá trình.
Thiếu hệ thống thu thập thông tin
BSC và KPIs là một hệ thống quản trị chiến lược và quản lý mục tiêu hiệu suất của tổ chức. Thông thường, khi nhìn vào các chỉ số, mọi người chỉ chú ý đến kết quả cuối cùng. Tuy nhiên, nếu chỉ áp dụng theo cách này, việc triển khai BSC và KPI sẽ khó đạt được hiệu quả như kỳ vọng.
Điểm mạnh của hệ thống này nằm ở khả năng định lượng ngay cả những công việc mang tính định tính, từ đó tạo cơ sở để theo dõi, giám sát thường xuyên hoạt động của hệ thống trên hành trình đạt mục tiêu. Điều này cũng cho phép đề xuất các biện pháp điều chỉnh và thúc đẩy phù hợp.
Thông tin liên hệ:
NatureCert là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ về tiêu chuẩn BSC và KPI. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết về các dịch vụ này, quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua các thông tin sau:
Address: 3B49 Sky 9, 61-63 đường số 1, phường Phú Hữu, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
Phone: 0932023406
Email: info@naturecert.org
Website: www.naturecert.com
Fanpage chính: Trung tâm NatureCert
Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và kinh nghiệm, NatureCert cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng những giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất để đạt được chứng nhận BSC và KPI. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
