Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001 là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và duy trì tài liệu một cách hiệu quả, đảm bảo tính chính xác, an toàn và dễ dàng truy xuất. Được thiết kế theo các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, quy trình này không chỉ giúp kiểm soát thông tin mà còn nâng cao sự minh bạch và cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý của tổ chức.
Tổng quan về quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO
Hồ sơ là tập hợp các thông tin, tài liệu, chứng từ được thu thập, sắp xếp và lưu trữ lại để làm bằng chứng cho một sự việc, hoạt động, quá trình nào đó đã xảy ra trong quá khứ. Nó có thể là bản cứng (giấy tờ) hoặc bản mềm (file điện tử) và được sử dụng để tham khảo, đối chiếu, hoặc làm cơ sở cho các quyết định trong tương lai.
Nói một cách khác, hồ sơ là tập tài liệu, những giấy tờ liên quan tới một hay nhiều đối tượng, các vấn đề, vụ việc nào đó… có tổng hợp các bằng chứng, kết quả, những điều đã diễn ra có hệ thống.
Theo tiêu chuẩn ISO, hồ sơ cần được tạo lập và lưu trữ sau khi hoàn tất các công việc để chứng minh rằng các hoạt động này đã được thực hiện đúng quy trình. Đối với tiêu chuẩn ISO 9001 mới nhất, các tổ chức/doanh nghiệp áp dụng cần lưu trữ các loại hồ sơ sau:
- Hồ sơ đánh giá và kết quả chất lượng: Bao gồm các đánh giá và kết quả về việc thực hiện mục tiêu chất lượng của các phòng ban và doanh nghiệp.
- Hồ sơ đánh giá nội bộ theo ISO 9001: Ghi lại kế hoạch, chương trình đánh giá nội bộ, các ghi nhận trong quá trình đánh giá, kết quả đánh giá và các hành động khắc phục sau đánh giá.
- Hồ sơ hoạch định và xem xét của lãnh đạo: Bao gồm các kế hoạch và ghi nhận liên quan đến các lần xem xét của lãnh đạo.
- Hồ sơ kiểm soát sản phẩm không phù hợp: Ghi lại các biện pháp kiểm soát và xử lý sản phẩm không đạt yêu cầu.
- Hồ sơ xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Lưu trữ kết quả đánh giá về khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng đối với các đơn hàng.
- Hồ sơ kiểm tra nguyên liệu và sản phẩm: Ghi lại quá trình đánh giá và kiểm tra nguyên liệu đầu vào và các sản phẩm trong các giai đoạn sản xuất.
- Hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng thiết bị: Bao gồm thông tin về việc bảo trì, kiểm định, hiệu chỉnh trang thiết bị.
- Hồ sơ đánh giá nhà cung cấp: Kết quả đánh giá nhà cung cấp và các thông tin liên quan.
- Hồ sơ quá trình kinh doanh theo ISO 9001: Gồm các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh như hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng,…
- Hồ sơ tuyển dụng và đào tạo nhân viên: Bao gồm các thông tin như hồ sơ ứng viên, bằng cấp, kế hoạch và đánh giá đào tạo, kinh nghiệm làm việc của nhân viên.
- Hồ sơ thiết kế sản phẩm và dịch vụ: Ghi lại quá trình thiết kế sản phẩm, xác nhận giá trị sử dụng của sản phẩm, dịch vụ.
- Hồ sơ đánh giá của khách hàng theo ISO 9001: Bao gồm các đánh giá, phản hồi từ khách hàng.
Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001?
Việc lưu trữ hồ sơ là một phần quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Cụ thể, hồ sơ có các vai trò sau:
- Chứng minh hoạt động của doanh nghiệp: Hồ sơ cung cấp bằng chứng về các hoạt động đã diễn ra, giúp chứng minh tính minh bạch và hiệu quả của doanh nghiệp.
- Cung cấp cơ sở cho việc báo cáo và thống kê: Các hồ sơ giúp doanh nghiệp xử lý dữ liệu, lập báo cáo, và thực hiện các thống kê cần thiết.
- Cung cấp thông tin cho cơ quan chức năng và bên liên quan: Khi được yêu cầu, hồ sơ là căn cứ để cung cấp thông tin cho các cơ quan có thẩm quyền hoặc các đối tác liên quan.
- Hỗ trợ đánh giá nội bộ và đánh giá từ bên ngoài: Hồ sơ cung cấp dữ liệu cần thiết cho các cuộc đánh giá nội bộ hoặc đánh giá của nhà cung cấp từ đối tác.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh: Hồ sơ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh, đồng thời làm căn cứ cho việc lập kế hoạch phát triển và điều chỉnh hướng đi trong tương lai.
- Nguồn tài liệu đào tạo nhân sự: Các hồ sơ này đóng vai trò là tài liệu hướng dẫn và đào tạo cho nhân viên mới.
- Lưu trữ thông tin nhân sự và tài liệu quan trọng: Bao gồm hồ sơ của nhân viên, tài liệu về chiến lược, kế toán, và các thông tin quan trọng khác.
- Cung cấp dữ liệu cho các kế hoạch cải tiến: Hồ sơ giúp doanh nghiệp có đủ thông tin để triển khai các kế hoạch cải tiến và phát triển.
Đối với tiêu chuẩn ISO 9001, việc lưu trữ hồ sơ nhằm chứng minh sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và làm căn cứ để xác định cơ hội cải tiến. Do đó, xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ là một yêu cầu bắt buộc trong tiêu chuẩn ISO 9001 để đảm bảo chất lượng và tính nhất quán trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
Xem thêm: Chứng nhận ISO 9001 và những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp
Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001
Dưới đây là quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001 được trình bày chi tiết và chuẩn xác hơn, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn quản lý chất lượng:
Bước 1: Thu thập hồ sơ, tài liệu
- Lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001 yêu cầu thu thập đầy đủ các loại hồ sơ, tài liệu từ các hoạt động của tổ chức như: hồ sơ kiểm tra chất lượng, báo cáo đánh giá nội bộ, kết quả đánh giá nhà cung cấp, hồ sơ đào tạo, và các tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất và quản lý.
- Đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ thu thập được là chính xác, đầy đủ và phù hợp với yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng, tránh tình trạng thiếu sót hay mất mát thông tin.
Bước 2: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quản lý
- Phân loại và sắp xếp hồ sơ thành các nhóm cụ thể dựa trên loại tài liệu hoặc chức năng, ví dụ: hồ sơ kiểm tra, hồ sơ nhà cung cấp, hồ sơ sản xuất, và hồ sơ nhân sự.
- Để đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001 diễn ra một cách khoa học, thiết lập hệ thống mã hóa, nhãn dán hoặc sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu (Document Management System – DMS) để theo dõi và truy xuất tài liệu nhanh chóng, dễ dàng khi cần thiết.
Bước 3: Xác định thời hạn của hồ sơ tài liệu
- Theo tiêu chuẩn ISO 9001, mỗi loại hồ sơ cần có thời hạn lưu trữ cụ thể dựa trên yêu cầu của tổ chức và quy định pháp luật hiện hành. Ví dụ, hồ sơ sản xuất và kiểm tra chất lượng thường cần lưu giữ trong khoảng 5 đến 10 năm, trong khi hồ sơ nhân sự có thể lưu trữ ngắn hơn tùy theo nhu cầu thực tế.
- Ghi nhận rõ ràng thời hạn lưu trữ cho từng loại hồ sơ để theo dõi và đánh giá định kỳ, đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001 tuân thủ các quy định.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ
- Sau khi sắp xếp và xác định thời hạn, tiến hành lưu trữ hồ sơ trong kho lưu trữ phù hợp. Đảm bảo rằng hồ sơ được đặt trong môi trường an toàn như tủ hồ sơ chống cháy hoặc trên các hệ thống lưu trữ số có tính bảo mật cao.
- Đối với hồ sơ điện tử, áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa, sao lưu định kỳ, và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu để đáp ứng yêu cầu lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001.
Bước 5: Sử dụng hồ sơ tài liệu
- Thiết lập quy trình sử dụng và truy cập hồ sơ một cách an toàn và hợp lý, đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được phân quyền mới có thể truy cập, sử dụng hoặc chỉnh sửa hồ sơ. Điều này không chỉ giúp bảo vệ tính bảo mật mà còn đảm bảo tính chính xác của thông tin lưu trữ.
- Tất cả các lần truy cập và chỉnh sửa hồ sơ đều cần được ghi nhận và theo dõi, nhằm đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chất lượng theo yêu cầu lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001.
Bước 6: Quản lý, theo dõi và cập nhật hồ sơ tài liệu
- Lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001 yêu cầu phải thường xuyên kiểm tra, cập nhật, và theo dõi hồ sơ để đảm bảo rằng chúng luôn phản ánh chính xác và phù hợp với các thay đổi trong quy trình và hoạt động của tổ chức.
- Việc cập nhật phiên bản hồ sơ cần được thực hiện một cách khoa học, ghi nhận rõ ràng phiên bản hiện tại và ngày cập nhật, giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo hồ sơ luôn đúng và chính xác.
Bước 7: Hủy bỏ hồ sơ
- Khi thời hạn lưu trữ của hồ sơ đã hết hoặc khi hồ sơ không còn giá trị sử dụng, cần thực hiện quy trình hủy bỏ theo quy định của tổ chức để đảm bảo an toàn và bảo mật. Điều này có thể bao gồm việc cắt nhỏ tài liệu giấy hoặc sử dụng phần mềm để xóa vĩnh viễn dữ liệu điện tử.
- Ghi nhận và lưu trữ thông tin về quá trình hủy hồ sơ để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật cũng như tiêu chuẩn ISO 9001.
Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001 không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu một cách hiệu quả mà còn đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn quản lý chất lượng, đồng thời nâng cao tính minh bạch và kiểm soát nội bộ, đảm bảo sự cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
Hi vọng rằng những chia sẻ vừa rồi đã giúp quý bạn đọc hiểu thêm về quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001. Nếu có bất kì thắc mắc nào cần được giải đáp, xin vui lòng liên hệ:
Thông tin liên hệ:
NatureCert là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ về ISO 9001. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết về các dịch vụ này, quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua các thông tin sau:
Address: 3B49 Sky 9, 61-63 đường số 1, phường Phú Hữu, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
Phone: 0932023406
Email: info@naturecert.org
Website: www.naturecert.com
Fanpage chính: Trung tâm NatureCert
Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và kinh nghiệm, NatureCert cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng những giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất về ISO. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
