Trước áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp đang đối mặt với yêu cầu cao hơn về chất lượng. Để đáp ứng những yêu cầu đó, việc ứng dụng các công cụ quản lý chất lượng hiệu quả là vô cùng cần thiết.
Bài viết này, NatureCert sẽ giới thiệu 7 công cụ quản lý chất lượng mới (7 new tools) giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình, nâng cao hiệu suất và đạt được sự hài lòng của khách hàng.
Biểu đồ cây (Tree Diagram) trong 7 công cụ quản lý chất lượng mới
Biểu đồ cây là công cụ phân tích các mục tiêu tổng thể thành các yếu tố nhỏ, chi tiết từng thành phần của một kế hoạch hoặc vấn đề. Công cụ này giúp tổ chức và hệ thống hóa thông tin phức tạp bằng cách chia chúng thành từng cấp bậc rõ ràng.
Cách áp dụng biểu đồ cây
Bước 1: Viết chủ đề của vấn đề cần giải quyết bằng mực đỏ trên một thẻ hoặc giấy dính, và trình bày nó như một mục tiêu cụ thể hoặc mục tiêu định lượng. Thẻ này được gọi là thẻ mục tiêu.
Bước 2: Xác định và liệt kê những trở ngại ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đã đề ra.
Bước 3: Thảo luận về các biện pháp tức thì để đạt được mục tiêu, sau đó thu hẹp xuống còn từ hai đến bốn biện pháp, mỗi biện pháp được viết trên một thẻ riêng biệt. Các biện pháp này được gọi là biện pháp cấp đầu tiên.
Bước 4: Đặt thẻ ghi mục tiêu ở giữa mép trái của tờ giấy rộng, sắp xếp các thẻ biện pháp cấp đầu tiên ở bên phải. Sử dụng bút chì để vẽ đường kết nối giữa thẻ mục tiêu và các thẻ biện pháp cấp đầu tiên.
Bước 5: Xem mỗi thẻ biện pháp cấp đầu tiên như một thẻ mục tiêu, và tiếp tục tìm kiếm các phương pháp khác nhau để đạt được mục tiêu này, gọi là biện pháp cấp thứ hai. Xếp các biện pháp này bên phải thẻ biện pháp cấp đầu tiên và vẽ đường nối bằng bút chì.
Bước 6: Tiếp tục thảo luận trong nhóm để mở rộng biểu đồ theo cách này cho đến khi đạt đến cấp độ 4.
Bước 7: Khi đã hoàn thành biểu đồ đến cấp độ 4, xem xét các cấp độ biện pháp từ cả hai phía (từ mục tiêu tới biện pháp và từ biện pháp tới mục tiêu). Thêm các thẻ mới nếu cần.
Bước 8: Dán các thẻ vào tờ giấy, vẽ các đường kết nối bằng mực và ghi lại chủ đề, tên các thành viên trong nhóm cũng như các thông tin cần thiết khác.
Xem thêm: TPM là gì? 8 trụ cột quan trọng của TPM
Biểu đồ ma trận (Matrix Diagram) trong 7 công cụ quản lý chất lượng mới
Biểu đồ ma trận được sử dụng để phân tích và biểu diễn mối quan hệ giữa nhiều yếu tố hoặc đối tượng khác nhau trong cùng một hệ thống. Công cụ này giúp doanh nghiệp hiểu rõ mối liên kết, sự phụ thuộc giữa các yếu tố, từ đó đưa ra các quyết định dựa trên sự kết hợp các thông tin có liên quan.
Cách áp dụng biểu đồ ma trận
Ma trận dạng L được áp dụng để đánh giá chiến lược và phân công trách nhiệm.
Bước 1: Ghi các biện pháp ở cấp độ cuối cùng từ biểu đồ cây (các biện pháp cấp 4) vào mép bên trái của tờ giấy, tạo thành trục tung cho ma trận.
Bước 2: Ghi các nội dung đánh giá, tính hiệu quả và tính thực tiễn lên trục hoành. Chia nhóm này thành ba cột để đánh giá.
Bước 3: Xem xét các biện pháp ở cấp độ cuối cùng để xác định các đơn vị tổ chức thực hiện, sau đó ghi tên của các đơn vị này dọc theo trục hoành bên cạnh các nội dung đánh giá. Cột này sẽ được gọi là cột trách nhiệm.
Bước 4: Ghi chú vào phần cuối bên phải của trục hoành.
Bước 5: Vẽ các đường cho trục hoành và trục tung của ma trận.
Bước 6: Kiểm tra từng ô trong ma trận và vẽ các biểu tượng thích hợp vào đó.
Bước 7: Định nghĩa cách tính điểm cho mỗi sự kết hợp của các biểu tượng và ghi điểm lên cột tương ứng.
Bước 8: Kiểm tra các ô dưới cột trách nhiệm, sử dụng vòng tròn kép để chỉ định trách nhiệm chính và vòng tròn đơn để chỉ định trách nhiệm thứ yếu.
Bước 9: Thêm các ghi chú với các ký hiệu đặc biệt.
Bước 10: Ghi chú ý nghĩa của các biểu tượng đã sử dụng cùng với những thông tin cần thiết khác.
Ma trận dạng T được áp dụng để làm rõ hiện tượng, nguyên nhân và các biện pháp khắc phục.
Bước 1: Ghi nguyên nhân gốc từ biểu đồ quan hệ lên một giấy dính. Đây là các yếu tố sử dụng cho biểu đồ ma trận dạng T.
Bước 2: Xem xét các nguyên nhân cuối cùng từ biểu đồ quan hệ, xác định những nguyên nhân cần loại bỏ và ghi chúng lên giấy dính. Đây là các nguyên nhân cho biểu đồ ma trận hình T.
Bước 3: Lấy các biện pháp ở cấp độ cuối cùng từ biểu đồ cây và viết lên giấy dính; đây là các biện pháp khắc phục cho biểu đồ ma trận hình T.
Bước 4: Vẽ trục tung và trục hoành trên tờ giấy rộng.
Bước 5: Đặt các hiện tượng ở phía trên cùng của trục tung, biện pháp khắc phục ở phía dưới của trục tung và nguyên nhân dọc theo trục hoành.
Bước 6: Sắp xếp các nhãn hiện tượng, nguyên nhân và biện pháp khắc phục theo trục tương ứng.
Bước 7: Xem xét các yếu tố hiện tượng, nguyên nhân và biện pháp khắc phục, sau đó sắp xếp lại theo thứ tự quan trọng, tần suất xuất hiện hoặc theo tiêu chí khác, rồi dán vào tờ giấy.
Bước 8: Sử dụng các biểu tượng được chỉ ra dưới đây để thể hiện mức độ quan hệ trong mỗi ô của ma trận.
Biểu đồ mũi tên (Arrow Diagram) trong 7 công cụ quản lý chất lượng mới
Biểu đồ mũi tên là công cụ hỗ trợ lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ của một dự án bằng cách biểu diễn các nhiệm vụ và mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng. Công cụ này giúp doanh nghiệp xác định trình tự công việc một cách logic và tối ưu thời gian thực hiện.
Cách áp dụng biểu đồ mũi tên
Biểu đồ mũi tên bao gồm các loại mũi tên khác nhau và các vòng tròn, được sử dụng theo những cách nhất định. Dưới đây là quy trình thiết kế biểu đồ mũi tên:
Bước 1: Từ các chiến lược đã đề ra, hãy chọn một chiến lược cụ thể cùng với các hoạt động cần thực hiện. Đây sẽ là mục tiêu chính của biểu đồ mũi tên.
Bước 2: Xác định rõ tất cả các yêu cầu cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Bước 3: Thảo luận về các mục tiêu và tạo danh sách tất cả các hoạt động cần thiết để thực hiện.
Bước 4: Sau khi đã xác định đủ các hoạt động, ghi chú lại từng hoạt động trên các nhãn (Label) riêng biệt.
Bước 5: Sắp xếp các nhãn theo thứ tự thực hiện của các hoạt động. Đồng thời, quyết định khoảng thời gian cho từng nhiệm vụ.
Bước 6: Loại bỏ những nhãn không cần thiết hoặc trùng lặp, rồi nối chúng lại với nhau bằng các mũi tên được vẽ bằng bút chì. Tính toán thời gian triển khai một cách hiệu quả nhất có thể, xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc sớm nhất cho mỗi nhiệm vụ.
Bước 7: Đánh giá biểu đồ và bổ sung các nhãn cho các hoạt động còn thiếu.
Bước 8: Tìm kiếm các đường nối trong mạng công việc có số lượng nhãn hoạt động lớn nhất theo chiều dài của nó, sắp xếp chúng theo một đường thẳng và đặt các vòng nút giữa chúng.
Bước 9: Sắp xếp các hoạt động song song tại các vị trí thích hợp trong biểu đồ.
Bước 10: Khi đã xác định xong vị trí của tất cả các nhãn hoạt động, tiến hành vẽ các đường mũi tên và vòng nút. Đánh số các nút theo thứ tự từ trái sang phải và ghi tên của các thành viên trong nhóm cùng với những thông tin cần thiết khác vào biểu đồ.
Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận (Matrix Data Analysis Chart) trong 7 công cụ quản lý chất lượng mới
Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận là công cụ giúp phân tích và so sánh nhiều dữ liệu phức tạp cùng lúc. Công cụ này thường được sử dụng trong các tình huống cần đánh giá nhiều tiêu chí để đưa ra quyết định tối ưu nhất.
Cách áp dụng biểu đồ ma trận
Bước 1: Đầu tiên, hãy xác định những hạng mục sẽ được so sánh và mục tiêu của việc phân tích dữ liệu trong ma trận. Chẳng hạn, một nhà hàng có thể muốn so sánh các món ăn trong thực đơn nhằm tìm ra những món ăn được yêu thích nhất.
Bước 2: Tiếp theo, xác định các đơn vị đánh giá cho trục tung và trục hoành của biểu đồ.
Bước 3: Đánh giá các yếu tố trong bước 2 để có được giá trị khách quan và chính xác. Trong trường hợp này, nhà hàng có thể tính trung bình xếp hạng của khách hàng về kết cấu và hương vị của từng món ăn trong một khoảng thời gian nhất định.
Bước 4: Tiến hành vẽ biểu đồ dựa trên những dữ liệu đã thu thập.
Bước 5: Xem xét các điểm quan trọng và nhấn mạnh chúng bằng cách liên kết chúng lại với nhau thành một vòng.
Bước 6: Cuối cùng, hãy diễn giải các thông tin trong biểu đồ và thực hiện các biện pháp cần thiết dựa trên những kết quả thu được.
Xem thêm: MFCA – Hạch toán chi phí dòng nguyên liệu
Biểu đồ quá trình ra quyết định (PDPC – Process Decision Program Chart) trong 7 công cụ quản lý chất lượng mới
Biểu đồ PDPC là công cụ lập kế hoạch giúp doanh nghiệp dự đoán các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện một kế hoạch. Đồng thời đưa ra các biện pháp phòng ngừa và giải pháp đối phó.
Cách áp dụng biểu đồ quá trình ra quyết định
Bước 1: Chọn một dự án có độ khó cao hoặc cần trải nghiệm và sai sót để đạt được mục tiêu cuối cùng. Định rõ các công việc cần thực hiện, thiết lập mục tiêu và giá trị cần đạt được.
Bước 2: Xác định tình trạng khởi đầu và các điều kiện ràng buộc.
Bước 3: Lập kế hoạch sơ bộ theo trình tự sau:
- Đặt biểu tượng bắt đầu ở vị trí trung tâm phía trên và biểu tượng mục tiêu ở vị trí dưới cùng.
- Liệt kê các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu và ghi chú những vấn đề tiềm ẩn lên các thẻ riêng biệt, sắp xếp theo trình tự thời gian và mức độ ưu tiên.
- Thảo luận về những yêu cầu, ghi chú bổ sung cho những hoạt động hoặc vấn đề còn thiếu sót.
- Thêm những ghi chú này vào biểu đồ và hoàn thiện quá trình từ khởi đầu đến kết thúc.
- Chuẩn bị các kế hoạch ứng phó bằng cách xem xét lại từng bước và thảo luận về những hành động cần thực hiện nếu bước này không đạt yêu cầu.
- Kiểm tra kỹ lưỡng biểu đồ để xác định xem có sự mâu thuẫn nào không và liệu các kế hoạch ứng phó có đầy đủ các yếu tố cần thiết hay không.
- Ghi chú các thông tin cần thiết và chủ đề lên các mũi tên.
Bước 4: Theo dõi tình hình và điều chỉnh kế hoạch nếu xảy ra các sự kiện không mong muốn hoặc tình trạng mới. Để thực hiện điều này, hãy điều chỉnh biểu đồ PDPC ban đầu bằng cách bổ sung các hoạt động phối hợp vào kế hoạch sơ bộ. Thay các mũi tên nhạt bằng các mũi tên đậm cho từng hoạt động đã hoàn tất.
Bước 5: Tiếp tục phát triển và thực hiện kế hoạch theo quy trình ở bước 4 cho đến khi đạt được mục tiêu.
Biểu đồ quan hệ (Relation Diagram) trong 7 công cụ quản lý chất lượng mới
Biểu đồ quan hệ giúp phân tích và xác định mối liên hệ giữa các nguyên nhân và hệ quả trong một vấn đề phức tạp. Đây là công cụ mạnh mẽ để giải quyết các vấn đề gốc rễ, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về sự tương tác giữa các yếu tố và cách chúng ảnh hưởng đến nhau.
Cách áp dụng biểu đồ quan hệ
Bước 1: Trình bày vấn đề dưới dạng một câu hỏi thể hiện kết quả mong muốn chưa đạt được. Ví dụ: “Tại sao X lại không xảy ra?” Ghi câu này lên một thẻ hoặc một tờ giấy.
Bước 2: Mỗi thành viên trong nhóm sẽ nghĩ ra năm nguyên nhân có thể ảnh hưởng đến vấn đề và viết chúng lên các thẻ riêng biệt. Những thẻ này được gọi là thẻ nguyên nhân. Tương tự như thông tin trên các thẻ khác, các nguyên nhân này cần được diễn đạt ngắn gọn.
Bước 3: Đặt thẻ vấn đề ở vị trí trung tâm của tờ giấy lớn.
Bước 4: Mỗi thành viên trong nhóm đọc thẻ của mình và thảo luận về ý nghĩa của từng nguyên nhân. Nhóm lại những thẻ tương tự với nhau.
Bước 5: Bằng cách liên tục đặt câu hỏi “tại sao,” hãy điều tra mối quan hệ nguyên nhân – kết quả và phân loại các thẻ thành nguyên nhân chính, nguyên nhân phụ, và các cấp độ xa hơn. Đặt thẻ có mối liên hệ gần nhất với vấn đề ở vị trí gần nhất. Kết nối các thẻ với nhau bằng mũi tên để chỉ ra mối quan hệ nguyên nhân – kết quả.
Bước 6: Thảo luận về biểu đồ cho đến khi xác định được các nguyên nhân có thể xảy ra và để các thành viên hiểu rõ về vấn đề. Nếu cần thiết, thêm các thẻ nguyên nhân và vẽ lại các mũi tên.
Bước 7: Khi đã hiểu rõ về nguyên nhân, xem xét toàn bộ biểu đồ để tìm ra mối quan hệ giữa các nhóm nguyên nhân. Kết nối các nhóm liên quan bằng mũi tên.
Bước 8: Dán các nhóm nguyên nhân này lên tờ giấy. Trên các mũi tên, ghi các thông tin cần thiết như: chủ đề và tên của các thành viên trong nhóm.
Biểu đồ tương đồng (Affinity Diagram) trong 7 công cụ quản lý chất lượng mới
Biểu đồ tương đồng là công cụ dùng để phân nhóm các ý tưởng, dữ liệu hoặc thông tin liên quan lại với nhau theo sự tương đồng về tính chất hoặc ý nghĩa. Công cụ này giúp doanh nghiệp sắp xếp và tổ chức thông tin một cách có hệ thống, đặc biệt hữu ích khi xử lý lượng lớn dữ liệu chưa được tổ chức.
Biểu đồ tương đồng có thể áp dụng cho cá nhân hoặc đội nhóm. Mỗi trường hợp sẽ có quy trình áp dụng khác nhau.
Cách áp dụng cho cá nhân
Bước 1: Xác định chủ đề cần nghiên cứu.
Bước 2: Thu thập thông tin bằng lời nói liên quan đến chủ đề đã chọn, bao gồm các sự kiện thực tế, ý kiến và ý tưởng. Có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để thu thập dữ liệu.
Bước 3: Ghi lại từng nội dung thông tin mô tả lên các thẻ riêng biệt, có thể sử dụng thẻ dạng nhân định cho mục đích này. Những thẻ này được gọi là thẻ dữ liệu.
Bước 4: Xáo trộn các thẻ dữ liệu và rải chúng ngẫu nhiên trên một bề mặt bàn làm việc lớn. Đọc kỹ từng thẻ từ hai đến ba lần, xem xét từ các góc độ khác nhau. Khi đọc, hãy cố gắng xác định các cặp thẻ có mối quan hệ chặt chẽ.
Bước 5: Kiểm tra xem hai thẻ đã chọn có thực sự có mối liên hệ mật thiết với nhau hay không.
Bước 6: Kết hợp hai thẻ thành một thẻ mới và ghi thông tin lên thẻ này. Thẻ mới cần trình bày nội dung giống như hai thẻ trước đó, tránh làm cho thông tin trở nên trừu tượng hơn. Thẻ mới được gọi là thẻ tương đồng.
Bước 7: Đặt thẻ tương đồng lên trên hai thẻ gốc, sau đó đưa bộ ba thẻ này quay trở lại cùng với các thẻ còn lại.
Bước 8: Tiếp tục xem xét từng cặp thẻ có liên quan bằng cách lặp lại quy trình từ bước 4 đến bước 7. Trong quá trình này, mức độ tương đồng giữa các thẻ trong một cặp sẽ dần giảm. Tiếp tục quy trình này cho đến khi có từ năm nhóm thẻ trở xuống. Cuối cùng, có thể có một số thẻ dữ liệu không thuộc vào nhóm nào. Không cần cố ghép chúng với các thẻ khác nếu không thực sự có mối quan hệ. Hãy xem những thẻ này là các nhóm riêng biệt cho các bước tiếp theo.
Bước 9: Sắp xếp các nhóm thẻ trên một tờ giấy lớn, bố trí chúng theo cấu trúc của thẻ tương đồng cuối cùng để dễ dàng đánh giá.
Bước 10: Rải các thẻ ra nhưng vẫn giữ những thẻ có mối tương đồng với nhau gần nhau.
Bước 11: Quyết định vị trí cuối cùng của các thẻ và dán chúng lên một tờ giấy. Hoàn thành biểu đồ bằng cách vẽ các đường biên xung quanh nhóm tương đồng và chỉ ra mối quan hệ hỗ trợ của chúng bằng mũi tên. Thêm tiêu đề và tất cả thông tin cần thiết khác vào biểu đồ.
Cách áp dụng cho đội nhóm
Bước 1: Xác định một chủ đề cụ thể.
Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin bằng cách sử dụng kỹ thuật động não (brainstorming).
Bước 3: Thảo luận về những thông tin đã thu thập cho đến khi mọi thành viên trong nhóm đều hiểu rõ. Ghi lại các thông tin nào chưa rõ ràng hoặc còn gây hiểu nhầm.
Bước 4: Tạo một biểu đồ theo hướng dẫn từ bước 3 đến bước 10 của phương pháp dành cho cá nhân. Tuy nhiên, trong bước này, các thành viên trong nhóm sẽ thảo luận và đồng thuận để nhóm các thẻ lại với nhau.
Trên đây là 7 công cụ quản lý chất lượng mới, hy vọng bài viết đã mang đến nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc. Nếu có bất kì thắc mắc nào cần được hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ:
Thông tin liên hệ:
NatureCert là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ về các chứng nhận quốc tế. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết về các dịch vụ này, quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua các thông tin sau:
Address: 3B49 Sky 9, 61-63 đường số 1, phường Phú Hữu, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
Phone: 0932023406
Email: info@naturecert.org
Website: www.naturecert.com
Fanpage chính: Trung tâm NatureCert
Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và kinh nghiệm, NatureCert cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng những giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
