Chứng nhận ISO 9001 là minh chứng cho chất lượng sản phẩm và hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế. Khi doanh nghiệp đạt chứng nhận này, chứng tỏ họ đã tuân thủ các quy định nghiêm ngặt và cam kết cải tiến không ngừng trong lĩnh vực của mình.
Vậy quy trình để nhận chứng nhận ISO 9001 bao gồm những bước nào? Cùng theo dõi bài viết chi tiết của NatureCert để tìm hiểu rõ hơn về từng bước trong quy trình này.
1. Trình bày dự án với nhân viên
Quy trình chứng nhận ISO 9001 nên được xem như một dự án quản lý chuyên nghiệp. Để đảm bảo thành công, việc giao tiếp hiệu quả với các nhân viên liên quan là điều cần thiết. Hình thức truyền đạt thông tin có thể là trực tiếp, qua hội nghị truyền hình hoặc bằng văn bản, với các nội dung chính bao gồm:
Mục tiêu của chứng nhận ISO 9001: Giải thích rõ ràng lý do và lợi ích đạt được khi triển khai tiêu chuẩn này.
Khái niệm “Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)”: Cung cấp định nghĩa và vai trò quan trọng của QMS trong việc duy trì và cải tiến chất lượng.
Các bước và tiến độ của dự án: Trình bày chi tiết các giai đoạn và lịch trình thực hiện để mọi người hiểu được lộ trình.
Sự tham gia của mỗi nhân viên: Làm rõ vai trò, trách nhiệm và đóng góp của từng cá nhân trong quá trình triển khai.
Lợi ích cho công ty và nhân viên: Nêu bật những lợi ích cụ thể, bao gồm cải tiến hiệu suất, nâng cao uy tín và tạo điều kiện phát triển cá nhân.
Sự hỗ trợ của ban quản lý: Cam kết của ban lãnh đạo trong việc cung cấp nguồn lực, hỗ trợ và giám sát quá trình thực hiện dự án.
Xem thêm: Chứng nhận ISO 9001 và những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp
2. Mô tả bối cảnh công ty
Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu xác định bối cảnh của công ty, tức là hiểu rõ môi trường mà công ty đang hoạt động. Điều này bao gồm:
- Các yếu tố khách quan: Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động của công ty như chính trị, kinh tế, pháp lý, công nghệ, môi trường và xã hội.
- Các yếu tô nội bộ: Các yếu tố bên trong như giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp, trình độ chuyên môn và hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Phạm vi của tiêu chuẩn: Xác định rõ các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty sẽ áp dụng và được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001.
3. Quản lý thông tin
Trong quá trình triển khai chứng nhận ISO 9001, nhiều thông tin cần được ghi lại một cách có hệ thống. Điều này bao gồm mô tả cách thức thực hiện các hoạt động và xác định rõ ai chịu trách nhiệm làm gì trong công ty.
Để chính thức hóa việc quản lý thông tin, công ty cần xây dựng một tài liệu gọi là “chính sách quản lý tài liệu”. Tài liệu này đặt ra các quy tắc cần tuân thủ để tạo lập, duy trì và cập nhật thông tin quan trọng.
Nội dung của chính sách quản lý tài liệu bao gồm:
- Loại tài liệu: Các loại tài liệu cần quản lý như biểu mẫu, quy trình vận hành, chỉ thị và thủ tục.
- Quyền truy cập và cập nhật: Xác định ai có quyền tạo, chỉnh sửa và phê duyệt các tài liệu.
- Truyền đạt thông tin: Cách thức phân phối tài liệu đến các bộ phận liên quan.
- Quản lý phiên bản: Quy trình kiểm soát các phiên bản tài liệu và cập nhật khi cần thiết.
Chính sách này của ISO 9001 nhằm đảm bảo rằng tất cả các tài liệu quan trọng đều được mô tả rõ ràng, dễ hiểu đối với nhân viên và được cập nhật thường xuyên để duy trì hiệu quả hoạt động.
4. Nhận biết rủi ro và cơ hội
Trong bước này, công ty cần xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Đồng thời, việc xác định các cơ hội giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng trưởng kinh doanh.
5. Mô tả hoạt động
Để mô tả các hoạt động trong công ty một cách hiệu quả, trước tiên cần xác định rõ những nội dung quan trọng dựa trên danh sách các hoạt động và rủi ro đã được liệt kê. Chỉ tập trung vào những quy trình cần thiết và hữu ích cho nhân viên cũng như công ty.
Việc mô tả có thể thực hiện dưới nhiều hình thức như quy trình làm việc, danh sách kiểm tra, hướng dẫn vận hành hoặc video hướng dẫn. Điều quan trọng là tài liệu phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và có cấu trúc logic. Cần tránh các thuật ngữ phức tạp, đồng thời sắp xếp thông tin một cách ngắn gọn và dễ tra cứu.
Để đảm bảo hiệu quả lâu dài, các tài liệu này cũng nên được cập nhật thường xuyên, giúp nhân viên dễ dàng áp dụng vào công việc hàng ngày, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động của công ty.
6. Tạo sơ đồ quy trình theo ISO 9001
Để tạo sơ đồ quy trình, hãy bắt đầu từ nhu cầu của khách hàng ở bên trái và kết thúc với sự hài lòng của họ ở bên phải. Ở giữa, thể hiện sứ mệnh của công ty cùng với các hoạt động kinh doanh cốt lõi được nhóm lại với nhau. Các quy trình quản lý và hỗ trợ thường được đặt tương ứng ở đầu và cuối sơ đồ để thể hiện sự liên kết toàn diện.
Đối với các quy trình chính, nên tạo các bảng quy trình chi tiết bao gồm các bước thực hiện, rủi ro tiềm ẩn, chỉ số đo lường, nguồn lực cần thiết và các bên liên quan có liên quan. Cách tiếp cận này giúp trực quan hóa các hoạt động, cải thiện sự hiểu biết và hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn.
7. Quản lý sự không phù hợp và cải tiến
Mục tiêu chính của chứng nhận ISO 9001 và quản lý chất lượng là xác định và xử lý các điểm không phù hợp để ngăn ngừa tái diễn. Điều này đòi hỏi phải xây dựng một quy trình rõ ràng, hướng dẫn cách quản lý các sự cố không phù hợp cũng như các biện pháp cải tiến tương ứng.
Quản lý tốt các điểm không phù hợp giúp công ty cải tiến liên tục, bất kể chúng xuất phát từ sự không tuân thủ, kết quả kiểm toán hay đề xuất từ nhân viên. Quy trình này đặc biệt hữu ích cho các nhân viên kinh doanh, những người có thể không được đào tạo sâu về quản lý chất lượng. Và khuyến khích chủ động báo cáo vấn đề và đưa ra các giải pháp cải tiến, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn công ty.
8. Xác định các chỉ số
Để đạt được chứng nhận ISO 9001 doanh nghiệp phải đo lường các chỉ số hiệu suất để đánh giá mức độ hoạt động của công ty. Nói cách khác, cần thiết lập các chỉ số để trả lời câu hỏi: “Công ty có đang hoạt động hiệu quả không?”. Các chỉ số này cung cấp dữ liệu quan trọng về hiệu suất, chẳng hạn như:
- Thời gian giao hàng
- Thời gian chờ đợi của khách hàng
- Số lượng lỗi
- Mức độ hài lòng của khách hàng
Để đảm bảo việc đo lường chính xác và nhất quán, nên tạo một bản ghi chi tiết cho từng chỉ số với các thông tin sau:
- Mục đích đo lường: Giải thích lý do tại sao chỉ số này quan trọng.
- Phương pháp đo lường: Mô tả cách thức đo chỉ số đó.
- Người chịu trách nhiệm: Chỉ rõ ai sẽ thực hiện việc đo lường.
- Hình thức thể hiện: Xác định cách trình bày kết quả (báo cáo, biểu đồ, bảng số liệu).
Cách tiếp cận này giúp công ty theo dõi hiệu suất, phát hiện sớm các vấn đề và liên tục cải thiện hoạt động kinh doanh.
9. Đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chuẩn ISO 9001
Đánh giá nhà cung cấp và nhà thầu phụ là một phần quan trọng trong chiến lược đảm bảo chất lượng của doanh nghiệp. Nếu nhà cung cấp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty bạn cung cấp cho khách hàng.
Để quản lý tốt, trước tiên hãy xác định các nhà cung cấp chính có tác động trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Sau đó, thiết lập các tiêu chí chất lượng rõ ràng, xác định tần suất đánh giá và xem xét liệu có cần kiểm tra trực tiếp tại cơ sở của nhà cung cấp hay không. Cách tiếp cận này giúp duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng như tăng cường mối quan hệ hợp tác bền vững với các đối tác chiến lược.
10. Đánh giá sự hài lòng của khách hàng
Mục tiêu của chứng nhận ISO 9001 và phương pháp tiếp cận chất lượng là đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, vì vậy việc đánh giá và giám sát sự hài lòng này là rất quan trọng. Vậy làm thế nào để biết khách hàng có hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp?
Có nhiều phương pháp để đo lường sự hài lòng của khách hàng, bao gồm:
- Bảng câu hỏi khảo sát mức độ hài lòng (bằng giấy hoặc trực tuyến)
- Khảo sát tại điểm bán
- Phỏng vấn trực tiếp khách hàng
- Phân tích tổn thất hoặc lợi nhuận từ khách hàng
Những phương pháp này giúp bạn thu thập thông tin quý giá để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó cải thiện sản phẩm, dịch vụ và gia tăng sự hài lòng của họ.
11. Xây dựng chính sách chất lượng
Chính sách chất lượng theo ISO 9001 cam kết của ban quản lý đối với việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Chính sách này bao gồm các mục tiêu rõ ràng để nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, cam kết cải tiến liên tục và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
Nó cũng nhấn mạnh sự truyền đạt chính sách tới toàn bộ nhân viên và các bên liên quan, đảm bảo rằng tất cả đều hiểu và thực hiện đúng cam kết chất lượng. Chính sách chất lượng sẽ được đánh giá và cập nhật định kỳ để duy trì hiệu quả.
12. Đào tạo nhân viên về QMS
Bước này tập trung vào việc đào tạo và thông báo cho nhân viên, vì họ là người thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và góp phần vào sự thành công của quy trình. Việc đào tạo và cập nhật thông tin cần diễn ra thường xuyên, không chỉ cho nhân viên hiện tại mà còn cho nhân viên mới gia nhập công ty.
Các buổi đào tạo có thể bao gồm các chủ đề như: tiến độ dự án, chính sách chất lượng, quản lý tài liệu, tham gia vào quá trình cải tiến liên tục (bao gồm cách báo cáo sự cố và cải tiến), kiểm toán chất lượng nội bộ và đánh giá chứng nhận ISO 9001.
13. Kiểm tra chất lượng nội bộ
Kiểm tra chất lượng nội bộ giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng như kế hoạch. Để thực hiện việc này, công ty cần đào tạo nhân viên về kiểm tra chất lượng nội bộ. Những nhân viên này sẽ lập kế hoạch kiểm toán để xác định các hoạt động, vị trí hoặc sản phẩm cần kiểm tra trong năm.
Đánh giá viên sẽ phỏng vấn nhân viên để đánh giá hiệu quả công việc và thu thập ý kiến về các cải tiến hoặc sự cố có thể xảy ra. Kết quả kiểm toán sẽ được báo cáo cho ban quản lý để thực hiện các biện pháp khắc phục nếu cần. Quan trọng là phải lưu trữ báo cáo kiểm toán một cách chính xác, vì chúng sẽ là bằng chứng trong quá trình đánh giá chứng nhận.
14. Xem xét của lãnh đạo
Mỗi năm, Ban Giám đốc cần tiến hành đánh giá hệ thống quản lý chất lượng (QMS) để đảm bảo nó vẫn phù hợp, hiệu quả và đáp ứng yêu cầu. Trong quá trình đánh giá, các vấn đề sau sẽ được thảo luận:
- Tiến độ của các hành động đã được quyết định trong lần đánh giá trước.
- Những thay đổi về các yếu tố bên ngoài và bên trong công ty.
- Kết quả thực hiện chất lượng, bao gồm sự không phù hợp, cải tiến, các chỉ số, đánh giá chất lượng nội bộ, sự hài lòng của khách hàng, đánh giá nhà cung cấp, các nguồn lực đã phân bổ cho QMS và các mục tiêu.
- Hiệu quả của các hành động liên quan đến rủi ro và cơ hội.
- Các cơ hội cải tiến.
15. Đánh giá chứng nhận ISO 9001
Sau tất cả công việc trên, dự án cuối cùng cũng đã thành hiện thực. Quá trình đánh giá chứng nhận ISO 9001 diễn ra theo ba giai đoạn chính.
Giai đoạn 1
Giai đoạn này còn được gọi là “đánh giá trước chứng nhận”. Kiểm toán viên gặp người quản lý dự án nội bộ và ban quản lý chung để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu cần thiết đều có sẵn và công ty đã hoàn toàn chấp nhận khái niệm cải tiến liên tục. Kiểm toán viên sau đó sẽ phê duyệt để chuyển sang giai đoạn 2 và nộp kế hoạch kiểm toán.
Giai đoạn 2
Giai đoạn này là đánh giá chứng nhận ISO 9001 thực tế. Sau khi gửi kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ phỏng vấn người quản lý dự án nội bộ, ban quản lý chung và một số nhân viên để xác minh các yếu tố sau:
- Cam kết quản lý
- Tuân thủ các yêu cầu ISO 9001
- Hoạt động đúng đắn của cải tiến liên tục
- Thực hiện phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro
- Sự tham gia của nhân viên vào QMS
Giai đoạn 3
Khi kết thúc, đơn vị đánh giá sẽ chia sẻ kết quả sơ bộ và chỉ ra các sai lệch nếu có. Sau đó, họ sẽ giới thiệu công ty cho tổ chức chứng nhận, và bạn sẽ nhận được báo cáo và chứng chỉ trong vài tuần tiếp theo.
16. Sau khi được chứng nhận ISO 9001
Sau khi được chứng nhận ISO 9001, để duy trì và cải thiện hệ thống chất lượng. Doanh nghiệp sẽ cần phải thường xuyên:
- Duy trì chứng nhận với tổ chức chứng nhận ISO 9001
- Quản lý tài liệu và đảm bảo nó được cập nhật và có thể truy cập được
- Đánh giá lại rủi ro theo ISO 9001
- Giám sát các chỉ số theo ISO 9001
- Thực hiện đánh giá chất lượng nội bộ theo ISO 9001
- Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng theo ISO 9001
- Xử lý sự không phù hợp theo ISO 9001
- Thực hiện các dự án cải tiến theo ISO 9001
- Truyền đạt các hành động liên quan đến SMQ của bạn trong nội bộ và bên ngoài
- Tổ chức đánh giá lãnh đạo mỗi năm một lần
Chứng nhận ISO 9001 được tổ chức theo chu kỳ 3 năm. Sau khi đánh giá chứng nhận, đánh giá giám sát sẽ diễn ra hàng năm, sau đó là đánh giá đổi mới 3 năm một lần.
Thông tin liên hệ:
NatureCert là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ về chứng nhận ISO 9001. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết về các dịch vụ này, quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua các thông tin sau:
Address: 3B49 Sky 9, 61-63 đường số 1, phường Phú Hữu, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
Phone: 0932023406
Email: info@naturecert.org
Website: www.naturecert.com
Fanpage chính: Trung tâm NatureCert
Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và kinh nghiệm, NatureCert cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng những giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
