Kaizen không còn là cái tên xa lạ tuy nhiên một số doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ Kaizen là gì? Tầm quan trọng của Kaizen đối với doanh nghiệp là gì? Bài viết này NatureCert sẽ toàn bộ thắc mắc của bạn!
Kaizen là gì?
Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật, được ghép từ hai từ: “kai” có nghĩa là “thay đổi” và “zen” có nghĩa là “tốt hơn”. Vậy nên có thể hiểu đơn giản là “sự cải tiến liên tục”. Phương pháp này tập trung vào việc cải thiện dần dần và liên tục trong mọi lĩnh vực của tổ chức, từ quy trình sản xuất đến quản lý và văn hóa công ty.
Mục tiêu của Kaizen là tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm lãng phí và khuyến khích sự tham gia của toàn bộ nhân viên. Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tăng cường hiệu suất làm việc, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giảm thiểu lãng phí, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Kaizen có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất đến dịch vụ và quản lý, nhằm đạt được sự cải tiến bền vững.
Xem thêm:TPM là gì? 8 trụ cột quan trọng của TPM
Tầm quan trọng của Kaizen đối với doanh nghiệp
Kaizen đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và sự bền vững của doanh nghiệp thông qua các cải tiến liên tục. Dưới đây là những điểm nổi bật về tầm quan trọng của Kaizen đối với doanh nghiệp:
Tăng cường hiệu suất và năng suất: Kaizen giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách phát hiện và loại bỏ lãng phí, từ đó nâng cao hiệu suất và năng suất của toàn bộ tổ chức.
Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Bằng cách tập trung vào việc cải tiến từng bước nhỏ trong quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, giúp giảm lỗi và nâng cao chất lượng, làm tăng sự hài lòng của khách hàng.
Khuyến khích sự tham gia của nhân viên: Kaizen tạo cơ hội cho tất cả các nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến, qua đó thúc đẩy sự gắn bó và động lực làm việc. Nhân viên cảm thấy giá trị và có động lực để đóng góp ý tưởng và giải pháp.
Giảm chi phí: Nhờ vào việc cải tiến liên tục, giúp doanh nghiệp phát hiện và loại bỏ những yếu tố gây lãng phí, qua đó giảm chi phí và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
Tăng khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp áp dụng Kaizen có thể nhanh chóng thích nghi với thay đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng, từ đó duy trì và nâng cao vị thế cạnh tranh.
Xem thêm: Six Sigma là gì? Áp dụng Six Sigma vào quản lý chất lượng
Áp dụng Kaizen cần phải nắm rõ những nguyên tắc nào?
Định hướng khách hàng
Trong phương pháp kinh doanh hiện đại, việc sản xuất và cung cấp dịch vụ phù hợp với thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng là nguyên tắc cốt lõi. Triết lý Kaizen cũng hoàn toàn tuân thủ nguyên tắc này.
Dù các công cụ chủ yếu nhắm đến việc cải tiến và quản lý chất lượng sản phẩm, mục tiêu cuối cùng vẫn là phục vụ khách hàng và nâng cao giá trị sản phẩm để tối đa hóa sự hài lòng của họ. Do đó, bất kỳ hoạt động nào không góp phần gia tăng giá trị sản phẩm hoặc không cải thiện sự hài lòng của khách hàng đều sẽ bị loại bỏ.
Liên tục cải tiến
Trong nguyên tắc của Kaizen, hoàn thành một công việc không có nghĩa là đã kết thúc mà chỉ là hoàn tất một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Nguyên tắc này cho rằng các tiêu chuẩn kỹ thuật, thiết kế sản phẩm và chi phí hiện tại sẽ không đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong tương lai.
Do đó, việc tập trung vào cải tiến sản phẩm hiện tại sẽ mang lại hiệu quả cao hơn về chi phí và thời gian so với việc phát triển sản phẩm mới. Vì vậy, quá trình cải tiến sản phẩm và dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục và có hệ thống.
Xây dựng văn hoá “không đổ lỗi”
Thuật ngữ này trong quản lý kinh doanh hiện đại đã được nhiều học giả và nhà quản trị nghiên cứu và áp dụng thành công.
Trước tiên, cần thiết lập phương châm làm việc “lỗi là do tôi, thành công là do tập thể”. Phân bổ trách nhiệm một cách hợp lý cho từng cá nhân và yêu cầu mỗi người hoàn thành nhiệm vụ được giao. Quan trọng là không đổ lỗi cho người khác trong phạm vi trách nhiệm cá nhân. Người lãnh đạo cần chịu trách nhiệm về tập thể của mình và không nên đổ lỗi cho các yếu tố bên ngoài.
Trước công chúng và khách hàng, mỗi tổ chức nên xây dựng một văn hóa không đổ lỗi, mà thay vào đó là nhận trách nhiệm cá nhân. Các thành viên trong tập thể cần hợp tác để phát huy năng lực của nhau, cùng nhau sửa lỗi và cải tiến sản phẩm, dịch vụ. Điều này sẽ giúp xây dựng thương hiệu uy tín hơn và đảm bảo sản phẩm và dịch vụ vững vàng trên thị trường.
Thúc đẩy môi trường văn hoá mở
Việc xây dựng một môi trường văn hóa cởi mở khuyến khích nhân viên trong công ty dũng cảm đối diện với lỗi lầm và chỉ ra những điểm yếu trong quy trình làm việc.
Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần xây dựng tốt hệ thống thông tin quản lý nội bộ. Trong đó các kênh thông tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty.
Phương pháp làm việc nhóm
Việc xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong cấu trúc của công ty. Mỗi nhóm cần được phân công quyền hạn cụ thể. Trưởng nhóm phải có khả năng tổng hợp, hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu, đồng thời biết cách tập hợp và đánh giá năng lực của các thành viên để triển khai dự án một cách hiệu quả.
Mỗi cá nhân trong nhóm cần phối hợp chặt chẽ để góp phần xây dựng danh tiếng và đạt được kết quả tốt, hiệu quả, đồng thời không ngừng cải tiến theo phương pháp nhóm (QCC). Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, các nhóm nên thực hiện việc đánh giá và xếp hạng các thành viên, đồng thời tôn trọng uy tín và cá tính của từng người.
Quản lý theo chức năng chéo
Nguyên tắc của TPM yêu cầu doanh nghiệp phải thực quản lý theo chức năng chéo, yêu cầu các bộ phận phối hợp chặt chẽ với nhau để tối ưu hóa hiệu suất và bảo trì thiết bị. Điều này nhằm tăng cường hợp tác, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động. Từ đó giúp cải thiện tính hiệu quả, giảm thiểu thời gian dừng máy.
Luôn duy trì một thái độ làm việc tích cực, xây dựng quan hệ hữu hảo
Người Nhật thường tránh các mối quan hệ đối đầu và không thích đổ lỗi. Thay vào đó, họ tập trung vào kết quả công việc và duy trì văn hóa tập thể lành mạnh. Để làm được điều này, các nhà lãnh đạo Nhật Bản thường xây dựng các chương trình đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên nhằm đảm bảo việc giao tiếp và trao đổi thông tin diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.
Rèn luyện kỷ luật tự giác
Rèn luyện kỷ luật tự giác là nguyên tắc cốt lõi của Kaizen. Để đạt được thành công trong việc cải tiến liên tục, mỗi cá nhân trong tổ chức cần chủ động tham gia vào quá trình này. Bao gồm việc tuân thủ các quy trình, tiêu chuẩn đã đặt ra, chủ động tìm kiếm cơ hội cải tiến, và không ngừng học hỏi để nâng cao năng lực bản thân.
Kỷ luật tự giác không chỉ giúp đảm bảo chất lượng công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cùng nhau hướng tới mục tiêu chung.
Thông tin đến mọi nhân viên
Doanh nghiệp cần chia sẻ thông tin thường xuyên và minh bạch tới tất cả nhân sự bởi nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không biết tình hình thực tế và kế hoạch phát triển của công ty.
Thúc đẩy hiệu quả và năng suất làm việc
Sử dụng các phương pháp như đào tạo nội bộ, phân quyền rõ ràng, khuyến khích tính chủ động và khả năng ra quyết định độc lập của từng cá nhân, cùng với việc công nhận và khen thưởng thành tích một cách kịp thời và hiệu quả.
Quy trình triển khai Kaizen hiệu quả
Quy trình triển khai Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Dựa vào quy trình này, doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước triển khai Kaizen được tiêu chuẩn hóa như sau:
- Bước 1: Lựa chọn chủ đề
- Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
- Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân cụ thể
- Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu
- Bước 5: Thực hiện biện pháp
- Bước 6: Xác nhận kết quả từ bước 5
- Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn nếu còn tồn đọng những điểm bất cập
- Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.
Thông tin liên hệ tư vấn NatureCert
NatureCert là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn về Kaizen. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết về các dịch vụ này, quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi thông qua các thông tin sau:
Address: 3B49 Sky 9, 61-63 đường số 1, phường Phú Hữu, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
Phone: 0932023406
Email: info@naturecert.org
Website: www.naturecert.com
Fanpage chính: Trung tâm NatureCert
Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và kinh nghiệm, NatureCert cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng những giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ.
